Quy trình tổ chức sự kiện cho các doanh nghiệp

0
55

Hiện nay, xã hội đang dần phát triển, con người thường muốn lưu lại những sự kiện đáng nhớ. Lên kế hoạch và tổ chức sự kiện luôn cần một quy trình và đòi hỏi những nỗ lực thực hiện. Những sự kiện lớn, những hội nghị, hội thảo đều đòi hỏi một quy trình tổ chức sự kiện bài bản để sự kiện được thành công nhất.

Những quy trình tổ chức sự kiện

Để có một sự kiện hoàn hảo và thành công thì có những bước trong quy trình mà các bạn đặc biệt cần lưu tâm. Dưới đây là các bước tổng quát cần thực hiện khi lên kế hoạch để tổ chức sự kiện. Tuy nhiên, tùy từng sự kiện và số ngân sách cũng như số người tham gia thì quy trình này cần điều chỉnh, bổ sung những chi tiết để phù hợp nhất.

Đặt ra mục tiêu sự kiện

Mục tiêu sự kiện là điều tuyệt đối cần thiết mỗi khi tổ chức sự kiện. Cần đặt ra những mục tiêu và câu hỏi kiểu như “Tại sao lại có sự kiện này, bạn mong muốn đạt được điều gì sau sự kiện đó”

Xây dựng đội ngũ tổ chức sự kiện

Trong bất cứ công việc gì thì làm việc theo nhóm sẽ luôn đạt được hiệu quả cao nhất, chính vì thế, tổ chức sự kiện cũng vậy, cần đầy đủ đội ngũ để lên chương trình tổ chức sự kiện và quản lý sự kiện chính, người đó cũng sẽ điều hành những việc như

  • Quản lý địa điểm
  • Diễn giả
  • Tiết mục giải trí
  • Quảng cáo
  • Các nhà tài trợ
  • Quản lý tình nguyện viên…

Quy trình tổ chức sự kiện cần một đội ngũ

Quy trình tổ chức sự kiện luôn cần một đội ngũ

Dự kiến thời gian

Lên ngày cụ thể là một bước trong quy trình tổ chức sự kiện. Tuy nhiên cần lưu ý những điều sau.

  • Đưa ra khoảng thời gian đủ để thực hiện, tránh quá ít khiến thiếu thời gian. Thời gian phải đủ để lên kế hoạch thông thường cần 4-6 tháng.
  • Tìm hiểu kỹ những ngày lễ của các tôn giáo
  • Tránh vào những khoảng thời gian nghỉ học
  • Kiểm tra lại ngày, tháng với những người tham gia chính trong sự kiện.

Quảng cáo cho sự kiện

  • Một sự kiện nổi bật, có thể cạnh tranh với những sự kiện khác là một sự kiện phải có chủ để phù hợp, hấp dẫn. Tên của sự kiện cũng là một trong những yếu tố quan trọng trong một kế hoạch sự kiện, các phương tiện truyền thông cũng nhìn vào đây để đánh giá sự kiện của bạn.
  • Hãy tự cảm thấy sự kiện của mình khác với những sự kiện khác cùng lĩnh vực như thế nào, và bạn hy vọng sẽ truyền đạt những gì thông qua sự kiện này, từ đó sẽ đưa ra được một cái tên sự kiện nổi bật.
  • Sau khi đã có cho mình một cái tên phù hợp, độc đáo, bạn cũng nên tạo ra một khẩu hiệu ngắn, để khi nhắc đến, ai cũng sẽ nhớ ngay đến sự kiện của bạn.
  • Tạo một logo là bước cuối cùng, một logo mang tính biểu trưng sự kiện của bạn. Logo là công cụ xây dựng thương hiệu hiệu quả nhất

Xây dựng kế hoạch tổng thể

Kế hoạch này phải bao gồm tất cả các khía cạnh của sự kiện, bao gồm:

  • Địa điểm, hậu cần & quản lý phục vụ (hợp đồng, giấy phép, bảo hiểm, v.v.)
  • Diễn giả (xác định, xác nhận, hậu cần và quản lý)
  • Hoạt động / giải trí
  • Công khai / quảng cáo (trực tuyến & ngoại tuyến, ví dụ: trang web và quảng bá trực tuyến; lịch sự kiện; chương trình in; quan hệ truyền thông; biển báo; truyền thông xã hội, v.v.)
  • Đăng ký (đăng ký trực tuyến, thanh toán và theo dõi; đăng nhập tại chỗ, v.v.)
  • Quản lý tài trợ / đối tác
  • Quản lý tình nguyện viên

Kiểm soát và điều chỉnh

Bước này là bước khá quan trọng trong quy trình tổ chức sự kiện bởi nó đòi hỏi bạn phải là người quản lý thận trọng và có khả năng làm nhiều việc một lúc. Kế hoạch đã lên, sau đó người quản lý là người phân việc và kiểm soát từng nhóm thực hiện công việc đó theo đúng tiến độ.

Thiết lập mối quan hệ đối tác và nhà tài trợ

Hãy lưu ý và xác định và nhìn nhận những tổ chức mà bạn có thể kêu gọi tài trợ hay không. Hợp tác cũng góp phần giúp quảng bá và lan truyền sự kiện rộng rãi hơn, khiến sự kiện thành công hơn.

Tạo kế hoạch quảng cáo

Cho dù sự kiện của bạn có mời được những khách mời nổi tiếng thì  việc quảng cáo vẫn rất quan trọng trong việc thu hút sự chú ý của khách hàng  với sự kiện. Quảng cáo trên Website, Newsletter là những nơi đầu tiên bạn cần nghĩ đến. Sau đó sẽ là chiến dịch quảng cáo trực tuyến và ngoại tuyến.

Thiết lập ngân sách

Ngân sách là yếu tố quan trọng, chính vì thế, để đảm bảo cho sự kiện được diễn ra trơn tru nhất, hãy tính toán thật kỹ chi phí trong tất cả các hạng mục để tránh trường hợp quên hoặc thiếu xót.

Thiết lập ngân sách là một bước trong quy trình tổ chức sự kiện

Thiết lập ngân sách là một bước trong quy trình tổ chức sự kiện

Đánh giá, rút kinh nghiệm

Sự kiện có thành công hay không sẽ thông qua bước cuối cùng này để biết được. Có người đo lường sự thành công bằng số người tham gia, số người đăng ký hoặc bạn có thu lại được tiền vốn hay không.

Khi đặt mục tiêu ban đầu, bạn cũng nên cân nhắc cách đo lường mức độ thành công của nó. Nếu bạn đang sử dụng phần mềm hỗ trợ, bạn có thể dễ dàng theo dõi số đăng ký và chi phí. Nhưng, nếu sự kiện của bạn liên quan đến việc theo dõi, ví dụ như một phiên đấu giá, thì bạn sẽ cần phải đặt một số quy trình nhất định để xác định hàng hóa được cung cấp bằng hiện vật và tiền được huy động tại sự kiện. Nếu mục tiêu của sự kiện là nâng cao nhận thức, thì sau đó bạn sẽ phải thu thập dữ liệu trên các phương tiện truyền thông xã hội.

Kết Luận

Hy vọng những quy trình tổ chức sự kiện nêu trên giúp ích cho những bạn đang có ý định tổ chức sự kiện, chỉ cần lưu ý các điều trên, chắc chắn bạn sẽ có được nền tảng vững chắc để xây dựng thành công một sự kiện.

 

Quy trình tổ chức sự kiện cho các doanh nghiệp
5 (100%) 1 vote[s]

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here