Webinar là gì? 5 lời khuyên cho doanh nghiệp khi tổ chức Webinar

Trong thời buổi hiện nay, các doanh nghiệp thường tập trung và tốn rất nhiều chi phí cho các hoạt động truyền thông như hội thảo offline với chi phí thuê hội trường đắt đỏ và các công tác chuẩn bị tốn quá nhiều thời gian. Tuy nhiên có một kênh giúp bạn giảm được tới 90% chi phí nhưng chưa nhiều doanh nghiệp biết tới và áp dụng – Webinar. Hãy cùng AgencyVN tìm hiểu rõ hơn về Webinar là gì và những hiệu quả truyền thông không ngờ mà webinar mang lại. 

Webinar là gì ? Webinar hoạt động như thế nào?

Webinar là sự kết hợp của 2 từ Web-based và Seminar. Hiểu một cách đơn giản Webinar là một buổi hội thảo online được tổ chức bởi một doanh nghiệp hay một tổ chức với mục đích truyền tải thông tin tới một nhóm người thông qua một chiếc máy tính được kết nối Internet.

Webinar cho phép cá nhân hoặc doanh nghiệp chia sẻ slide powerpoint, các trang web, bảng viết, video hay thậm chí cả những dữ liệu đa phương tiện khác đến khán giả ở khắp mọi nơi. Webinar cho phép người tham dự tương tác với giới thiệu của đơn vị tổ chức thông qua micro của máy tính hoặc cửa sổ chat để đặt câu hỏi, hoặc biểu thị ý kiến của mình về một vấn đề nào đó. Một số buổi webinar được ghi để xem lại tương tự như một video clip.

Định nghĩa webinar là gì? (Ảnh: Internet)

Webinar thường được cá nhân hoặc doanh nghiệp thiết lập vào một khung giờ cụ thể và được gửi thông báo đến những người tham gia hoặc những đối tượng quan tâm đăng ký tham dự từ trước. Đến thời điểm Webinar bắt đầu, những người tham dự sẽ đăng nhập vào đường link Webinar đã được gửi theo thông báo trước từ doanh nghiệp hay tổ chức để theo dõi Webinar một cách trực tiếp.

Phương thức truyền thông qua webinar này rất dễ sử dụng. Để tổ chức webinar, cá nhân hoặc doanh nghiệp chỉ cần đăng ký trên một trong các nền tảng chuyên dụng, bao gồm cả trực tiếp trên YouTube, cho phép người tổ chức dễ dàng quản lý webinar của mình tốt nhất có thể khi nó được phát sóng trực tiếp. Hiện nay có khá nhiều nền tảng tổ chức webinar cho các cá nhân hay tổ chức như GoToWebinar, ezTalks, Livestorm và Webex.

Webinar hiện là một công cụ truyền thông phổ biến trên thế giới cho phép các cá nhân hoặc doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả trong các hoạt động truyền thông của họ.

Webinar Zoom là gì?

Webinar Zoom là một trong những tính năng của phần mềm Zoom được sử dụng dựa vào nền tảng online. Bạn có thể tổ chức sự kiện và hội thảo trên đó, giúp mọi người dễ dàng thảo luận và tương tác với nhau.

Cách tạo Wibinar trên Zoom

Dưới đây là cách tạo Wibinar trên Zoom miễn phí bạn có thể thực hiện:

Bước 1: Mở ứng dụng Zoom lên, chọn Schedule trên giao diện

Bước 2: Cửa sổ hiện ra, điền chủ đề cuộc hội thảo tại ô topic

Bước 3: Chọn thời gian bắt đầu hội thảo theo múi giờ chính xác

Bước 4: Tại Metting ID chọn Generate Automatically nếu bạn muốn yêu cầu người tham gia nhập mật khẩu để tham gia hội thảo.

Bước 5: Chọn On để bật vide cho host và chọn off tắt video cho người tham gia

Bước 6: Tùy chỉnh âm thanh trong audio: chọn Telephone and Computer audio để bật âm thanh

Bước 7: Tại Calendar chọn dịch vụ mà bạn đã sử dụng để chia sẻ hội thảo

Bước 8: Chọn Schedule để hoàn tất lịch họp

Quy trình tổ chức và xây dựng Webinar 

Bước 1: Xác định rõ mục tiêu khi xây dựng 

Mục tiêu chính của việc Marketing thông qua webinar là việc thu thập các contact chất lượng của những khách hàng mới. Việc xác định mục tiêu cho webinar cùng những vấn đề mà nó phải giải quyết được là vô cùng cần thiết. Bới vậy bạn cần xác định rõ ràng chủ đề đúng với những đối tượng bạn muốn tiếp cận. Bạn nên trả lời câu hỏi về những vấn đề thị trường nào bạn đang muốn tập trung giải quyết để xác định được chính xác đối tượng khách hàng mục tiêu của mình.

Xác định rõ mục tiêu xây dựng webinar là gì (Ảnh: Internet)

Khi mục tiêu của bạn được xác định rõ ràng, cá nhân hoặc doanh nghiệp nên bắt tay vào chọn tiêu đề cho Webinar và viết mô tả cho nó bám theo nội dung đó. Tiêu đề của webinar phải bắt mắt, nó phải thu hút sự chú ý của người dùng Internet và khiến họ muốn đọc mô tả về hội thảo trên web. Mô tả không được quá dài hoặc quá ngắn. Nó phải phù hợp với tiêu đề và giải thích chủ đề của hội thảo trên web. Khoảng 5 -10 dòng là đủ.

Bước 2: Lên kế hoạch cho chương trình webinar 

Doanh nghiệp nên lên lịch trình kế hoạch cụ thể cho webinar trước khi diễn ra trong một vài ngày. Việc lên lịch trình cụ thể như vậy làm cho nó có thể thích nghi với chủ đề và tiêu đề của nó theo các mục tiêu tìm kiếm, những kinh nghiệm trước đây và kết quả thu được.

Nếu như chủ đề webinar đầu tiên của bạn đã cho về một số lượng đáng kể những contact chất lượng và mục tiêu của bạn là đạt được nhiều hơn, sau đó bạn có thể thấy trước được hiệu quả của một loạt các hội thảo sau đó trên web với cùng một chủ đề (khoảng bốn tuần). Với những webinar sau đó, bạn có thể mở rộng để đáp ứng mục tiêu của mình với các biến thể liên quan đến chủ đề của webinar ban đầu của bạn.

Những thứ cần lên kế hoạch cho buổi webinar là gì? (Ảnh: Internet)

Cuối cùng, mục tiêu của doanh nghiệp là đạt được các khách hàng tiềm năng khác nhau và giữ chân khách hàng đã khai thác được với mong muốn tham gia chương trình hàng năm từ 2 đến 6 webinar khác nhau. Để thực hiện việc này, hãy tái chế nội dung, tái tạo các hội thảo trên web, thực hiện các hội thảo trên web mới.

Bước 3: Truyền thông cho webinar

Để quảng bá sự kiện, mọi phương tiện truyền thông cho buổi webinar đều phải kết hợp thật tốt. Ngay sau khi doanh nghiệp tạo thông báo webinar trên web, doanh nghiệp có thể quảng cáo cho webinar trên trang web của mình. Năm tuần trước khi tổ chức webinar, doanh nghiệp có thể bắt đầu quảng cáo trên các mạng xã hội và nhấn mạnh nó trong bảy ngày trước sự kiện. Cuối cùng, một tháng trước khi hội thảo trên web của bạn mời khách hàng tiềm năng và khách hàng của doanh nghiệp thông qua gửi email.

5 Lời khuyên cho doanh nghiệp khi tổ chức webinar là gì?

5 Lời khuyên cho doanh nghiệp khi tổ chức webinar là gì (Ảnh: Internet)

1. Quảng bá sớm và thường xuyên: Người dùng sẽ chỉ biết đến và tham gia webinar nếu doanh nghiệp hay cá nhân quảng bá hội thảo đến họ. Do đó, doanh nghiệp nên sử dụng tất cả các kênh có thể có như email marketing, social media, quảng cáo, hay truyền thông trên chính trang web, v.v. Ngoài ra, doanh nghiệp nên đảm bảo gửi lời mời đến khách hàng tiềm năng và khách hàng của mình. Nếu hoạt động truyền thông về webinar càng tốt, càng hiệu quả thì càng có nhiều người tham gia và danh tiếng của doanh nghiệp sẽ được cải thiện!
2. Sử dụng webcam: Webinar có thể là trải nghiệm rất hấp dẫn đối với người tham gia. Nhưng nếu doanh nghiệp chỉ sử dụng PowerPoint và thêm giọng nói, doanh nghiệp sẽ bỏ lỡ cơ hội thực sự để tạo kết nối thực với khán giả của mình. Bạn sẽ muốn khán giả tập trung vào bạn và những gì bạn nói. Các trang trình bày sẽ chỉ hỗ trợ các điểm chính mà bạn phát triển.
3. Khảo sát người xem: Tích hợp các cuộc khảo sát người xem là một cách tuyệt vời để kích thích sự chú ý của người xem của và giữ sự chú ý của họ. Chia sẻ kết quả của các nghiên cứu này trực tiếp với công chúng để họ có thể xem những người tham gia hội thảo trên web khác đang nghĩ gì.
4. Tạo các slide riêng lẻ cho webinar: Đừng sử dụng quá nhiều chữ trong 1 slide trình bày của bạn trên webinar vì webinar thường được theo dõi trên màn hình máy tính nhỏ.  Doanh nghiệp nên sử dụng tối ưu các hình ảnh với tiêu đề ngắn gọn để truyền tải thông điệp của mình. Với những số liệu, doanh nghiệp nên trình bày dưới dạng sơ đồ hoặc biểu đồ.
5. Theo dõi để thu hút người dùng Internet bổ sung: Khi webinar kết thúc, doanh nghiệp vẫn có cơ hội thu hút thêm khách hàng tiềm năng cho mình. Để làm được việc này, sau khi buổi webinar kết thúc doanh nghiệp nên up lại video buổi webinar lên trên website của mình để có thể thu hút thêm nhiều những người có nhu cầu tìm hiểu về vấn đề đó. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp thu hút được thêm nhiều khách hàng tiềm năng.

Kết Luận

Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm một cách mới để tìm ra nhiều khách hàng tiềm năng, hãy thử webinar. Tim hiểu webniar là gì chắc chắn là một cách tuyệt vời để thu hút khách hàng tiềm năng của bạn và tạo ra nhiều cơ hội hơn cho nhóm bán hàng của bạn. Đồng thời nó sẽ giúp tăng nhận thức về thương hiệu.